電子メール(主としてPC)は、人と人が連絡を取り合う、仕事上欠かせないツールになっています。
届いたメールを開けて見ることに即時性がつきものですが、とかくシニア世代はメールを見るタイミングが遅いようです。
メールを受信した側は、届いた連絡にいつ、どのように返信するかは、思いのほかストレスがかかるものです。
一般社団法人[日本ビジネスメール協会]が8月に公表した「ビジネスメール実態調査」によると、過去1年間に仕事のメールで不快な気持になったことのある人は51%で、理由としては、「文章が曖昧」などメール内容に関するものが上位を占めたが、「返信[Re :]が遅い」こと自体を不快に感じる人も17%と目立っています。
会員の皆さんも「送ったメールの返事が丸1日経っても来ない」と不快・不安に感じたことありませんか? 以下に仕事メールの返信に関するポイントを記します。
◆ 受信したらなるべく早く返信。丸1日以上 相手を待たせない。
◆ 重要な内容のメールは返信した後、電話でも受けとったことを相手に伝える。
◆ 打ち合わせ場所や日時などを伝えるだけなら、送信文の部分引用の方が分り易い。
◆ SNSは、メッセージを確認すると相手に「既読」が通知されるので、必要がなければ返信しなくてもよい。
参考 : 日本ビジネスメール協会資料
(2014.10.01)
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